God dokumentstruktur vil si at du benytter deg av de strukturelle verktøyene i tekstbehandlingsprogrammet. Her fokuserer vi hovedsakelig på Microsoft 365 sin programpakke.

Videre nedover vil du finne flere tips og triks, for å sikre at dokumentet du lager er universelt utformet.

På UU-tilsynet sine sider finner du gode løsningsforslag for dokumenter:

Løsninger som møter kravene for dokumenter

I Word har du i verktøylinjen det som heter Stiler. Her finner du ulike overskrifter som benyttes til å strukturere dokumentet på en slik måte at det er tilgjengelig for alle. Som hovedregel bør første overskrift være tittel. Deretter bruker du som hovedregel overskrift 1, 2 og 3. Ved bruk av overskrifter benyttes farge og skrifttype til å differensiere mellom ulike deler av dokumentet. Ved større dokumenter er det også lettere å lage en innholdsfortegnelse.

I Microsoft 365 sine program finner du under fanen «se gjennom» en knapp som heter «kontroller tilgjengelighet». Ved bruk av denne funksjonaliteten kan du enkelt undersøke om dokumentet du jobber med er universelt utformet. Vær likevel obs på at denne funksjonaliteten ikke fanger opp alt. Vi anbefaler at alle setter denne funksjonen til å være på mens du skriver, uavhengig av dokument.

Ofte benytter vi oss av bilder i dokumenter som en avlastning for tekst. Her er det viktig å tenke på om bildet bærer mening for resten av teksten. Hvis den ikke gjør det, bør bildet markeres som dekorativ. Dette kan du enkelt gjøre gjennom «kontroller tilgjengelighet». Ved mer komplekse fremstillinger ved bruk av illustrasjoner, må bilde ha en alternativ tekst, samt en bildetekst. Alternativ tekst er en setning eller to, som beskriver meningen av innholdet i bildet. Bildetekst kan inneholde en mer detaljert beskrivelse av hva illustrasjonen eller bildet forteller.

Du kan også høyre-klikke på bildet for å få opp menyen under her, og velge «rediger alternativ tekst». Denne fanen skal komme opp på høyre side i tekstredigeringsprogrammet.

Tabeller skal kun benyttes til presentasjon av data. Tabeller skal dermed ikke benyttes til å strukturere et dokument. I tabeller er det også viktig å huske på at en av radene eller kolonnene er overskriftsrad, som forteller hva raden eller kolonnen inneholder.

1. Klikk på tabellen, og velg tabellutforming i verktøylinjen
2. Hvis øverste rad er tabelloverskrift, velg Overskriftsrad.
3. Hvis venstre kolonne er tabelloverskrift, velg første kolonne.

Ved bruk av tabeller kan vi ofte dele opp informasjon som gir mening samlet, men kan bli forvirrende ved oppdeling. Ved bruk av tabeller til strukturering av for eksempel postadresse, besøksadresse og telefon, er løsningen og slå sammen cellene, slik at informasjonen som hører sammen blir lest opp sammenhengende.

Lister kommer i to ulike former; nummerert og unummerert.

• Nummererte lister forteller at rekkefølgen på de ulike punktene er viktig, slik som i en bruksanvisning.
• Unummererte lister krever ikke at punktene blir fulgt eller lest i en spesifikk rekkefølge for at det skal gi mening.

Hvis du ønsker at dokumentet du skriver på, skal ha en annen struktur enn default struktur i Word, gjør du dette ved å benytte deg av spalteverktøyet. Dette finner du under fanen «oppsett» i Word-dokumentet. Dette gjør at selv om du har tekst som struktureres på en annen måte, vil det fremdeles bli lest i riktig rekkefølge av en skjermleser.

Med mindre du har stålkontroll på leserekkefølgen i dokumentet, og vet hvordan du sjekker dette, anbefaler vi å unngå å bruke tekstbokser i løpende tekst. Dette kan medføre at leserekkefølgen ikke stemmer lengre, og skape problemer for de som benytter seg av hjelpemidler til opplesning.

Kort sagt: Ikke bruk tekstbokser

Hvis du ønsker å begynne på en ny side, før du har fylt opp den forrige, skal du benytte sideskiftfunksjonen, og ikke enter-tasten. Hurtigtasten for dette er «ctrl + enter». Formålet med dette er at det ikke skal bli store tomrom uten informasjon, som kunne vært unngått.

Kontraster bestemmes av kombinasjonen bakgrunnsfarge og skriftfarge. I et vanlig Word-dokument vil dette være svart tekst på hvit bakgrunn. Denne kontrasten er god nok til at de fleste lett kan lese det som står. Litt mer teknisk er kravet til kontraster 3:1 for stor skrift, og 4,5:1 for liten skrift. Skulle du være usikker på kontrastforholdet, kan dette enkelt sjekkes ved hjelp av verktøy som dette:

Color Contrast Checker - TPGi

Suksesskriteriet for bruk av farger sier at det ikke skal brukes kun farger til fremstilling av informasjon. Eksempler på dette er grafer, kakediagrammer eller andre grafiske fremstillinger der farge ofte er brukt for å skille mellom ulik informasjon. Løsningen er å bruke linjer og andre metoder for å skille mellom ulike deler av en grafisk fremstilling. I grafer er det også anbefalt at identifikasjonen er koblet til grafens linjer. Dette for å hindre at informasjon går tapt, eller ikke kan benyttes.

Under finner dere et eksempel på hvordan et kakediagram bør se ut. I tillegg bør det finnes et tekstalternativ, som gjengir informasjonen i en slik kompleks fremstilling:

Besøksstatistikk, fordeling mellom nettlesere:

• Firefox 45.0 %
• Internet Explorer 26.8 %
• Chrome 12.8 %
• Safari 8.5 %
• Opera 6.2 %
• Andre 0.7 %

Når vi oppretter og skriver dokumenter velger vi ofte skrifttype, om dette ikke er lagt inn i malen. En god huskeregel er at skrifttyper som Times New Roman har ekstra detaljer, som kan påvirke lesbarheten på digitale flater. Skrifttyper som Calibri, Verdana, og Arial har ikke disse ekstra detaljene, og er dermed enklere å lese på digitale flater. De sistnevnte er skrifttyper uten seriffer.

Vi begynner med å ta for oss understreking. I digital sammenheng er vi blitt vant med at lenker har understreking. Derfor er dette noe som bør unngås i løpende tekst.

Kursiv er også noe som bør unngås over større tekstområder. Dette er fordi kursiv kan bli vanskelig å lese og holde konsentrasjonen på over lengre strekker. Skal du sette inn sitater eller utdrag fra andre tekster, kan dette markeres ved bruk av «…», eller ved å markere det som et eget avsnitt i teksten.

Her er det viktig at du sjekker at rettskrivingsverktøyet i Word er satt til språket du skriver på. Norsk tekst opplest med engelsk uttale høres sjelden bra ut. Vær oppmerksom på at dette kan endres når du limer inn tekst fra andre dokumenter, så ta gjerne en sjekk inni mellom. Du kan ha flere språk i et dokument. En skjermleser vil lese opp teksten med språket som er angitt i rettskrivingsprogrammet.

En annen ting med rett språk er å bruke enkelt og forståelig språk, som ikke inneholder fagtermer og fremmedord. Bruk språk som barneskoleelever også kan forstå. Dette gjør det enklere for barn, men også for de som ikke har norsk som morsmål/første språk.

Ved publikasjon av dokumenter på nettsider, eller sending av dokumenter til innbyggere, skal disse som hovedregel gjøres tilgjengelig som PDF-format. For at dokumentet skal være lagret riktig som PDF-format, klikker du på kappen «alternativer» når du skal lagre som PDF. Her sjekker du at det er krysset av for «Opprett bokmerker ved hjelp av overskrifter», «Dokumentegenskaper», og «Koder for dokumentstruktur for tilgjengelighet». Når dette er gjort, skal du i den nye PDF-filen få opp overskriftene fra Word-dokumentet som bokmerker i PDF-leseren.